top of page
Kommunen & Behörden

BRANCHENLÖSUNGEN

Kommunen & Behörden

Die Herausforderung:

Öffentliche Einrichtungen stehen vor großen Aufgaben: umfangreiche Papier-Archive, zahlreiche Aktenvorgänge, gesetzliche Vorgaben, wie das Onlienezugangsgesetz (OZG)- und der Wunsch nach modernen Bürgerservices. 

Dokumente müssen rechtssicher, auffindbar und langfristig archiviert werden. Papier schrekt ab- digitales Arbeiten ist der Schritt nach vorne.

 

Unsere Lösung für Sie:

Wir bieten einen vollständig zugeschnittenen Digitalisierung-Service für Verwaltungen und Behörden: von der Bestandsaufnahme Ihrer Akten über den sicheren Scan und die digitale Ablage bis zur revisionssicheren Langzeit-Archivierung. Damit wird Ihre Verwaltung schlanker, effizienter und zukunftsfähiger. 

 

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  1. Bürger- und behördenfreunliche Prozesse durch digitale Aktenablage

  2. Platzgewinn und Kosten-Reduktion durch weniger Papierarchiv

  3. Schulung & Begleitung beim Umstieg auf 

  4. Recht- & revisionssichere Digitalisierung (inkl. Vorgaben, wie TR RESISCAN)

  5. Schnellere Bearbeitung von Vorgängen, besserer Zugriff für Mitarbeitende 

  6. Transparenz für Bürger, sowie sichere Datenverarbeitung

 

Praxisbeispiel:

Eine Gemeinde digitalisierte ihr gesamtes Alt-Archiv (Über 1.000qm Papiervorrat) innerhalb von 6 Monaten

- Ergebnis: 75% weniger Raumbedarf, deutlich kürzere Bearbeitungszeiten und bessere Bürgerservices. 

​

Gemeinsam gestalten wir Ihre Verwaltung neu!

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung - wir analysieren Ihre Anforderungen, entwickeln ein

passgenaues Konzept und begleiten Sie von A bis Z.

​

Steuerkanzleien & Wirtschaftsprüfer

Digitale Aktenverwaltung für Steuerkanzleien

Mehr Effizienz. Mehr Sicherheit. Mehr Überblick.

 

Die Herausforderung:

Steuerkanzleien arbeiten täglich mit großen Mengen sensibler Dokumente-Mandantenakten, Lohnunterlagen Buchführung, Bescheide und Verträge. 

​

Dabei gelten strenge Anforderungen:

  • gesetzliche Aufbewahrungsfristen 

  • Datenschutz & Vertraulichkeit 

  • schneller Zugriff im Beratungsalltag

  • reibungslose Zusammenarbeit im Team 

 

Papierarchive kosten wertvolle Zeit, Platz und Ressourcen. 

 

Unsere Lösung für Sie:

Wir digitalisieren Ihre Mandanten- und Steuerakten DSGVO-konform, revisionssicher und perfekt strukturiert. Damit finden Sie Informationen sofort- im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. 

 

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  1. Digitaler Sofortzugriff auf alle Mandantendokumente

  2. Reduzierte Archiv- und Lagerkosten

  3. Optimierte Kanzleiprozesse durch klare Dokumentenstrukturen

  4. GoBD-gerechte Digitalisierung

  5. Nahtlose Übergabe für DMS-oder DATEV-Systeme

  6. Maximale Datensicherheit in jeder Projektphase 

  7. Entlastung des Teams durch weniger Papierorganisation 

 

Sicherheit hat höchste Priorität:

  • Vertrauliche Bearbeitung durch geschultes Fachpersonal

  • Strikte Zugriffs- und Kontrollprozesse

  • Geschützter Transport & sichere Datenverarbeitung

  • Vernichtung oder Rücklieferung nach Kundenvorgabe

 

Sie behalten jederzeit Übersicht und Kontrolle - wir übernehmen den Rest! 

 

Praxisbeispiel / Steuerkanzlei aus Frankfurt: 

3.500 Mandantenakten digitalisiert. Mehr als 12 qm Archivfläche gewonnen und somit rund 1.900 Stunden Such- und Ablagezeit jährlich eingespart.

​

So schaffen Sie Raum für Wachstum - nicht für Papier.

 

Gemeinsam machen wir Ihre Kanzlei zukunftsfit

Wir begleiten Sie von der Analyse bis zur fertigen digitalen Akte - transparent, strukturiert und persönlich. 

Steuerkanzleien & Wirtschaftsprüfer

Architektur- & Ingenieurbüros

Die Herausforderung:

Architekten und Ingenieure arbeiten täglich mit Plänen, Skizzen, Bauakten, technischen Zeichnungen und Projektunterlagen- oft in verschiedenen Formaten von A4 bis A0. Mit jeder Projektphase wachsen die Dokumente. 

Papierarchive kosten Platz, erschweren das Versions-Management und bremsen die Zusammenarbeit im Team und mit Bauherren. 

 

Unsere Lösung für Sie:

Wir digitalisieren Ihre Bestands- und Bauunterlagen in höchster Auflösung und formatgetreu

- inklusive sauberer Strukturierung nach Projekten, Bauabschnitten oder Planzuständen.

Damit Sie jede Information schnell finden- im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs. 

 

Ihre Vorteile auf einem Blick:

  1. Großformate (A0 bis A4) präzise und verzerrungsfrei digitalisiert

  2. Bessere Zusammenarbeit durch digitalen Zugriff für Teams & Partner 

  3. Sicheres Versionsmanagement statt Plan-Chaos

  4. Platzgewinn durch Abbau von Plan-Archiven

  5. Einfaches Wiederfinden alter Projektstände & Baudokumentationen 

  6. Integration in DMS oder Projektplattformen problemlos möglich

  7. Zeitersparnis für Planung und Abnahme

 

Zusatzleistungen für technische Dokumente:

Wir bieten auf Wunsch:

  • Dateibenennung nach Projekt- oder Zeichnungsnummern

  • Metadaten- Erfassung (Projekt, Leistungsphase, Gewerk etc.) 

  • Strukturierte Ablage für BIM-fähige Workflows

  • Klassifizierung nach Planstatus (Entwurf, Genehmigung, Ausführung...)

 

Damit alle Beteiligen immer mit der aktuellen Version arbeiten. 

 

Praxisbeispiele / Ingenieurbüro aus Hessen: 

4.200 Bestandspläne aus 30 Jahren. Vollständig digitalisiert.

Ergebnis: 20qm Archivfläche eingespart, sofortiger Zugriff aus alle Zeichnungen beim Kunden vor Ort Planung wird

smarter und Abläufe werden leichter. 

 

Zukunftsfähiger planen, effizient zusammenarbeiten!

Wir begleiten Sie von der Archiv- Analyse bis zur Dokumentenübergabe- strukturiert, schnell und absolut verlässlich. 

Architektur- & Ingenieurbüros

Kliniken & Arztpraxen

Die Herausforderung:

Im medizinischen Alltag zählen Schnelligkeit, Präzision und Datenschutz. Doch große Mengen an Patientenakten, Befunden und Verwaltungsunterlagen verursachen: 

  • Zeitverlust durch Suchen & Sortieren

  • Platzmangel in Behandlungs- oder Verwaltungsräumen

  • erhöhte Aufwände für Archivierung und Papierorganisation

 

Zudem steigen die gesetzlichen Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten.

 

Unsere Lösungen für Sie:

Wir digitalisieren Patientenakten, Röntgenberichte, OP- Dokumentationen und Verwaltungsunterlagen sicher, strukturiert

und DSGVO-konform - inklusive revisionssicherer Archivierung. 

Schnell, diskret und exakt nach medizinischen Standardprozessen. 

 

Ihre Vorteile auf einem Blick:

  • Schneller Zugriff auf Patienteninformationen für Ärzte & Pflege

  • Datensicherheit auf höchstem Niveau (Medizinische Vertraulichkeit)

  • Weniger Papier-mehr Raum für Behandlung & Betreuung

  • Optimale Vorbereitung für ePA & KIS- Integration 

  • Zeitersparnis in Verwaltung & Dokumentation 

  • Transparente Zugriffsrechte für autorisierte Mitarbeitende

  • Einfache Einbindung in bestehende IT-Systeme

 

Sicherheit & Vertraulichkeit:

Unsere Prozesse wurden speziell für sensible Gesundheitsdaten entwickelt: 

  • Geschultes Personal mit Vertraulichkeitsverpflichtung 

  • Lückenlose Nachverfolgung aller Dokumente

  • Sicherheitskonzepte nach Krankenhaus- und Datenschutzstandards

  • Schutz vor Verlust, Einsicht und Manipulation

 

Ihre Daten bleiben geschützt - immer und überall. 

 

Praxisbeispiel /Mittelgroße Klinik: 

8.000 Patientenakten digitalisiert Ergebnis: Deutlich schnellere Behandlungsprozesse, weniger Archivkosten & freie Räumlichkeiten für Pflegearbeitsplätze.

Digitale Dokumentation bedeutet: Mehr Zeit für m,ehr Menschen, statt für Papier. 

 

Wir entlasten Ihr Team - Sie entlasten Ihre Patienten

Wir begleiten Sie auf dem Weg zur digitalen Patientenakte-pragmatisch, schnell und zuverlässig.

Kliniken & Arztpraxen

Industrie & Produktion

Die Herausforderung:

In industriellen Betrieben und Produktionsunternehmen fallen zahlreiche Dokumente an: Maschinenhandbücher, Prüfprotokolle, Qualitätsnachweise, technische Zeichnungen, Wartungsunterlagen. Papier-Archive werden schnell unübersichtlich, langwierig und teuer. Zudem wird der Zugriff oft zeitkritisch- z. B. bei Revisionen, Audits oder Instandhaltung. 

 

Unsere Lösung für Sie:

Wir digitalisieren Ihre technischen Unterlagen, Maschinenakten und Qualitätsdokumente strukturgerecht, zugriffssicher und integrationsfähig in Ihre Systeme. Damit haben Sie alle Unterlagen sofort verfügbar- ob vor Ort an der Maschine, im Büro oder beim externen Dienstleister. 

 

Ihre Vorteile auf einem Blick:

  1. Sofortiger Zugriff auf Dokumente- ohne lange auf Suche im Archiv

  2. Reduktion von Lager- und Archivierungskosten 

  3. Effizientere Instandhaltung & Wartung durch digital abrufbare Handbücher & Protokolle 

  4. Revisions- und auditfähig dokumentierte Prozesse

  5. Digitale Schnittstelle zu ERP, MES, oder DMS-Systemen 

  6. Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeitender oder exterber Partner

  7. Nachhaltigkeit durch weniger Papier und bessere Dokumenten-Kontrolle 

 

Zusatzleistungen & Themen:

  • Metadaten-Erfassung (Maschinentyp, Seriennummer, Wartungsdatum)

  • Vernetzung von Dokumentation mit Produktions- bzw. Wartungs-System

  • Versions- und Status-management technischer Zeichnungen 

  • Automatisierte Bereitstellung für externe Dienstleister & Partner 

 

Praxisbeispiel:

Ein Produktionsunternehmen digitalisierte sein Maschinenarchiv mit über 10.000 Wartungs- und Prüfprotokollen. 

Ergebnis: Weniger Archivfläche, schneller Zugriff bei Wartungseinsätzen- sowie deutliche Zeit- und Kosteneinsparung. 

 

Wir bringen Ihre Produktion in die digitale Zukunft!

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre technische Dokumentation auf ein neues Niveau heben - strukturiert, sicher und effizient. 

Industrie & Produktion

Archive / Bildung / Forschung

Wissen bewahren. Zugänge schaffen. Zukunft sichern.

​

Die Herausforderung:

In Archiven, Hochschulen und Forschungseinrichtungen lagern oft jahrzehntelange Bestände: historische Dokumente, Verwaltungsakten, Forschungsunterlagen und wertvolle Sammlungen.

​

Diese sind häufig:

  • schwer zugänglich und nur teilweise erschlossen

  • platzintensiv und konservatorisch gefährdet

  • zeitaufwendig in der Recherche

 

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an digitale Verfügbarkeit, Transparenz und langfristige Archivierung

– bei gleichzeitigem Schutz sensibler oder historischer Originale.

Die Herausforderung besteht darin, Wissen dauerhaft zu sichern und gleichzeitig modern nutzbar zu machen

– ohne Informationsverlust und unter Einhaltung aller archivfachlichen und rechtlichen Vorgaben.

 

Unsere Lösung für Sie:

Wir digitalisieren und strukturieren Ihre Bestände – von historischen Archiven bis zu aktuellen Verwaltungs- und Forschungsunterlagen.

​

Dabei verbinden wir:

  • schonende Digitalisierung auch sensibler Dokumente

  • strukturierte Erschließung und Metadaten-Erfassung

  • sichere Lagerung und Transportprozesse

  • Integration in bestehende Archiv- und DMS-Systeme

 

So entstehen digitale Archive, die langfristig verfügbar, effizient nutzbar und sicher verwaltet werden können.

 

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Digitale Langzeitsicherung nach archivfachlichen Standards

  • Schneller Zugriff für Verwaltung, Forschung und Lehre

  • Schutz empfindlicher und historischer Originale

  • Effiziente Recherche durch strukturierte Daten & Indexierung

  • Platzgewinn und Entlastung physischer Archive

  • DSGVO-konforme und revisionssichere Archivierung

  • Flexible Nutzung: vor Ort oder remote verfügbar

 

Zukunftsperspektive:

Archive und wissenschaftliche Einrichtungen sind zentrale Wissensspeicher unserer Gesellschaft.

​

Durch Digitalisierung werden diese Bestände:

  • langfristig gesichert

  • ortsunabhängig zugänglich

  • aktiv nutzbar für Forschung, Lehre und Öffentlichkeit

 

So wird aus statischem Archivgut eine lebendige, digitale Wissensinfrastruktur.

Archive / Bildung / Forschung
bottom of page