UNSERE LEISTUNGEN
Akten- & Ordnerdigitalisierung
Papierarchive schnell digitalisieren und strukturiert nutzbar machen
Die Digitalisierung von Akten und Ordnern schafft die Grundlage für effiziente, moderne Arbeitsprozesse. Wir erfassen Ihre kompletten Papierarchive – von einzelnen Vorgängen bis hin zu umfangreichen Beständen – und machen diese digital verfügbar, durchsuchbar und optimal strukturiert. So reduzieren Sie Suchzeiten, sparen Archivfläche und greifen jederzeit schnell und sicher auf Ihre Dokumente zu.
Was wird digitalisiert und was ist enthalten?
Wir digitalisieren sämtliche Arten von Akten und Dokumenten – unabhängig von Umfang und Zustand. Dazu gehören komplette Ordnerstrukturen, Einzelakten, lose Blätter, Register, Personalakten, Verträge, Rechnungen sowie Altarchive und laufende Vorgänge.
Unsere Leistung umfasst den gesamten Prozess: von der Vorbereitung über den Scan bis zur fertigen Datenstruktur. Dokumente werden sorgfältig aufbereitet, entheftet und anschließend mit Hochleistungsscannern digitalisiert. Durch integrierte OCR-Texterkennung entstehen vollständig durchsuchbare Dokumente. Abschließend erfolgt eine strukturierte Benennung, Indexierung und eine umfassende Qualitätskontrolle.
Für wen ist die Leistung geeignet?
Die Akten- und Ordnerdigitalisierung eignet sich für alle Organisationen mit gewachsenen Papierarchiven oder hohem Dokumentenaufkommen. Dazu zählen Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Kommunen ebenso wie Kanzleien, Versicherungen, Banken, Einrichtungen im Gesundheitswesen sowie industrielle und technische Bereiche.
Besonders sinnvoll ist die Digitalisierung überall dort, wo Dokumente regelmäßig benötigt werden oder analoge Ablagen Prozesse verlangsamen.
Wie läuft ein typisches Projekt ab?
Die digitalen Daten werden exakt auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Standardmäßig erhalten Sie durchsuchbare PDF-Dateien oder archivfähige PDF/A-Dokumente. Optional sind auch Formate wie TIFF oder JPEG möglich.
Die Struktur erfolgt individuell nach Ihren Vorgaben – beispielsweise nach Aktenzeichen, Kundennummern oder Vorgängen. Zusätzlich können Metadaten und Indexfelder bereitgestellt werden (z. B. als CSV oder XML), um eine einfache Weiterverarbeitung oder Integration in DMS- und Archivsysteme zu ermöglichen.
Die Übergabe erfolgt flexibel – per gesichertem Download, auf Datenträgern oder direkt per Systemintegration.
Welche Mengen sind möglich?
Unsere Prozesse sind skalierbar und ermöglichen die Digitalisierung von kleinen Beständen bis hin zu Millionen von Dokumenten.
Was passiert mit den Originalen?
Nach der Digitalisierung entscheiden Sie über den weiteren Umgang mit Ihren Unterlagen. Die Originale können an Sie zurückgeführt, zwischengelagert oder datenschutzkonform vernichtet werden. Alle Schritte werden dabei transparent dokumentiert.
Machen Sie Ihre Akten effizient nutzbar und schaffen Sie die Grundlage für digitale Prozesse.
Bauakten / Pläne / Großformat
Großformatige Dokumente präzise erfassen – farbtreu, detailgenau und sicher
Bauakten, technische Zeichnungen und großformatige Pläne sind sensible und oft unersetzliche Dokumente. Ihre Digitalisierung erfordert höchste Sorgfalt, technisches Know-how und präzise Prozesse.
Wir digitalisieren Ihre Unterlagen im Großformat (A0, A1, A2) verlustfrei, farbtreu und detailerhaltend – für eine sichere Archivierung und eine komfortable digitale Nutzung.
Präzision, die keine Details verliert
Technische Pläne enthalten feinste Linien, Maßangaben und Farbcodierungen, die exakt erhalten bleiben müssen. Unsere Scanverfahren sind speziell darauf ausgelegt, auch kleinste Details originalgetreu abzubilden.
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Hochauflösende Scans für maximale Detailtreue
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Exakte Wiedergabe von Linien, Schriften und Maßketten
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Farbtreue Digitalisierung für farbcodierte Pläne
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Verzerrungsfreie Erfassung auch bei großformatigen Vorlagen
So stellen wir sicher, dass Ihre digitalen Pläne den Originalen in nichts nachstehen.
Sicherer Umgang mit sensiblen Originalen
Gerade Bauakten und historische Pläne sind häufig einmalige Dokumente. Deshalb steht der Schutz Ihrer Unterlagen bei uns an erster Stelle.
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Schonende Verarbeitung ohne Beschädigung
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Spezielle Scanverfahren für empfindliche Materialien
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Dokumentierte Prozessschritte und Qualitätskontrollen
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DSGVO-konforme Logistik und sichere Verarbeitung
Ihre Originale bleiben jederzeit nachvollziehbar und geschützt.
Strukturierte Digitalisierung statt reiner Scan
Wir erfassen nicht nur Ihre Pläne, sondern bereiten sie so auf, dass sie direkt nutzbar sind.
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Klare Benennung nach Projekt, Bauvorhaben oder Planart
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Strukturierte Ablage nach Ihren Vorgaben
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Optional: Indexierung und Metadaten
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Integration in bestehende Archiv- oder DMS-Systeme
Damit wird aus Ihren analogen Bauunterlagen ein effizient nutzbares digitales Archiv.
Für wen ist die Leistung geeignet?
Unsere Großformat-Digitalisierung richtet sich insbesondere an:
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Architektur- und Ingenieurbüros
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Bauunternehmen und Projektentwickler
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Kommunen und Bauämter
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Versorgungsunternehmen und Infrastrukturbetreiber
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Archive und technische Einrichtungen
Überall dort, wo Pläne langfristig gesichert und schnell verfügbar sein müssen.
Ausgabeformate & Qualität
Die digitalen Daten erhalten Sie exakt nach Ihren Anforderungen:
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PDF oder PDF/A für Archivierung
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Hochauflösende TIFF- oder JPEG-Dateien
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Maßstabsgetreue und verzerrungsfreie Darstellung
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Optional: durchsuchbare Dokumente und strukturierte Datensätze
Alle Dateien werden so aufbereitet, dass sie direkt weiterverarbeitet oder integriert werden können.
Vertrauen Sie auf eine Digitalisierung, die Ihre Pläne nicht nur erfasst, sondern in ihrer Qualität und Aussagekraft vollständig erhält. Sichern Sie Ihre Bauakten nachhaltig und machen Sie sie jederzeit digital verfügbar.
OCR & Volltext / PDF/A
Durchsuchbare PDFs und normgerechte Formate für Langzeitarchivierung
Papierdokumente sind nur dann wirklich digital nutzbar, wenn ihre Inhalte auch durchsuchbar und strukturiert verfügbar sind.
Mit moderner OCR-Technologie (Texterkennung) und der Erstellung normgerechter PDF/A-Dateien verwandeln wir Ihre gescannten Dokumente in intelligente, langfristig archivfähige Daten.
Was bedeutet OCR & Volltext?
OCR (Optical Character Recognition) erkennt Texte in gescannten Dokumenten und wandelt sie in maschinenlesbare Inhalte um.
Das bedeutet für Sie:
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Volltextsuche innerhalb Ihrer Dokumente
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Schnelles Auffinden von Informationen (z. B. Namen, Nummern, Begriffe)
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Kopierbare und weiterverarbeitbare Inhalte
So wird aus einem einfachen Scan ein effizient nutzbares digitales Dokument.
PDF/A – Standard für Langzeitarchivierung
Für die langfristige Archivierung setzen wir auf das bewährte PDF/A-Format. Dieses ist speziell dafür entwickelt, Dokumente über viele Jahre unverändert und lesbar zu erhalten.
Ihre Vorteile:
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Normgerechte Archivierung nach internationalen Standards
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Unabhängigkeit von Software und Systemen
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Langfristige Lesbarkeit und Revisionssicherheit
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Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen
Damit sind Ihre Dokumente zukunftssicher archiviert.
Unsere Leistungen im Detail
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OCR-Texterkennung für gescannte Dokumente
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Erstellung durchsuchbarer PDF-Dateien
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Konvertierung in PDF/A (archivtauglich)
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Verarbeitung großer Dokumentenmengen
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Strukturierung und optionale Indexierung
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Qualitätskontrolle der Texterkennung
Qualität & Sicherheit
Gerade bei archivierten Dokumenten kommt es auf höchste Zuverlässigkeit an.
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Präzise Texterkennung auch bei komplexen Dokumenten
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Prüfung auf Vollständigkeit und Lesbarkeit
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Sichere Verarbeitung sensibler Daten
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DSGVO-konforme Prozesse
So stellen wir sicher, dass Ihre Daten nicht nur digital, sondern auch verlässlich nutzbar sind.
Für wen ist die Leistung geeignet?
Ideal für alle Organisationen, die Dokumente langfristig archivieren und effizient nutzen möchten:
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Unternehmen mit Dokumentationspflichten
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öffentliche Verwaltungen und Kommunen
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Kanzleien, Versicherungen und Banken
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Archive, Bildung und Forschung
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Gesundheitswesen und technische Bereiche
Überall dort, wo schneller Zugriff und langfristige Sicherheit entscheidend sind.
Mehr als nur Scans – echte digitale Nutzbarkeit
Mit OCR und PDF/A schaffen Sie die Grundlage für effiziente Prozesse, schnelle Recherche und rechtssichere Archivierung.
Machen Sie Ihre Dokumente durchsuchbar, strukturiert und zukunftssicher.
Indexierung & Datenaufbereitung
Strukturierte Daten statt unübersichtlicher Dokumente
Digitalisierte Dokumente sind nur dann wirklich nutzbar, wenn sie klar strukturiert und eindeutig auffindbar sind.
Wir sorgen dafür, dass Ihre Daten nicht nur digital vorliegen, sondern systematisch aufgebaut und direkt einsetzbar sind.
Was bedeutet Indexierung & Datenaufbereitung?
Wir ergänzen Ihre digitalisierten Dokumente um strukturierte Informationen (Metadaten) und sorgen für eine klare, nachvollziehbare Ablage.
Das bedeutet für Sie:
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Dokumente sind eindeutig identifizierbar
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Inhalte lassen sich schnell finden und filtern
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Daten können direkt in DMS- oder Archivsysteme übernommen werden
So wird aus einer Dokumentensammlung ein intelligent nutzbarer Datenbestand.
Unsere Leistungen im Detail:
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Erfassung von Metadaten (z. B. Aktenzeichen, Datum, Kunde)
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Aufbau oder Übernahme Ihrer Aktenstruktur
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Einheitliche und logische Dateibenennung
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Strukturierte Ablage nach Ihren Vorgaben
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Vorbereitung für den direkten Import in Ihre Systeme
Klare Struktur für maximale Effizienz
Wir strukturieren Ihre Daten exakt nach Ihren Anforderungen – nachvollziehbar, skalierbar und sofort nutzbar.
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Abbildung bestehender Ablagen oder Aufbau neuer Strukturen
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Einheitliche Benennung und sinnvolle Metadaten
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Optimiert für digitale Nutzung und schnelle Auffindbarkeit
Ergebnis: übersichtliche, direkt einsetzbare Datenbestände.
Übergabeformate & technische Umsetzung
Ihre Daten erhalten Sie exakt passend für Ihre Systeme:
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Metadaten als CSV oder Excel
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Klare Verknüpfung zwischen Dokument und Datensatz
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Vorbereitung für den Import in DMS- und Archivsysteme
Vorteil: nahtlose Weiterverarbeitung ohne Mehraufwand.
Qualität & Verlässlichkeit
Wir sorgen für präzise und konsistente Daten:
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Validierte Metadaten
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Einheitliche Struktur- und Benennungsregeln
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Mehrstufige Qualitätskontrolle
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Sichere Verarbeitung sensibler Informationen
Ergebnis: verlässliche Daten, die langfristig nutzbar bleiben.
Für wen ist die Leistung geeignet?
Ideal für alle Organisationen, die ihre Dokumente nicht nur digitalisieren, sondern effizient nutzen und integrieren möchten:
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Unternehmen mit komplexen Dokumentenstrukturen
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öffentliche Verwaltungen und Kommunen
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Kanzleien, Versicherungen und Banken
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Industrie und technische Bereiche
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Archive, Bildung und Forschung
Überall dort, wo Struktur, Auffindbarkeit und Systemintegration entscheidend sind.
Struktur schaffen – Prozesse beschleunigen
Mit der richtigen Indexierung und Datenaufbereitung werden Ihre Dokumente zu einem echten Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Schaffen Sie klare Strukturen und machen Sie Ihre Daten sofort nutzbar.
Sichere Logistik & Datenschutz
Abholung, verschlossene Behälter, dokumentierte Übergabe, sensibler Umgang
Wir sorgen für einen geschützten und nachvollziehbaren Umgang mit Ihren Unterlagen – vom ersten Transport bis zur Verarbeitung.
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Sichere Abholung direkt bei Ihnen vor Ort
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Transport in verschlossenen und gekennzeichneten Behältern
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Dokumentierte Übergabe mit klarer Nachverfolgbarkeit
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Geschulte Mitarbeiter für den Umgang mit sensiblen Dokumenten
Vorteil: Ihre Unterlagen sind jederzeit geschützt und lückenlos nachvollziehbar.
Vertraulichkeit & Sicherheit
Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität.
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DSGVO-konforme Prozesse
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Zugriff nur für autorisierte Personen
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Sichere Lagerung während der Verarbeitung
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Klare Prozess- und Sicherheitsrichtlinien
Ergebnis: maximale Datensicherheit und vollständige Kontrolle über Ihre Dokumente.
DMS / Archivsysteme & Integration
Übergabe in bestehende Systeme, Schnittstellen, Ablagestrukturen, Rechtekonzepte
Wir übergeben Ihre Daten exakt so, dass sie direkt in Ihre bestehenden Systeme übernommen werden können
– strukturiert, kompatibel und einsatzbereit.
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Integration in DMS-, Archiv- oder Fachsysteme
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Übergabe über definierte Schnittstellen oder Importformate
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Anpassung an Ihre bestehenden Ablagestrukturen
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Berücksichtigung von Rechte- und Zugriffskonzepten
Vorteil: Ihre Daten sind sofort verfügbar – ohne manuellen Nachbearbeitungsaufwand.
Technische Umsetzung
Die Übergabe erfolgt exakt abgestimmt auf Ihre IT-Umgebung:
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Strukturierte Datenformate (z. B. CSV, XML)
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Saubere Zuordnung von Dokumenten und Metadaten
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Vorbereitung für automatisierte Imports
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Unterstützung bei Migrationen und Systemwechseln
Ergebnis: reibungslose Integration in Ihre bestehenden Prozesse.